Kalėdos yra tas metas, kai renginių yra tokia gausybė, jog kartais atsiranda savotiškas stresas – spėsiu sudalyvauti, ar nespėsiu, kaip rengtis į šį renginį, o kaip – į aną… Norisi sudalyvauti visur ir pasisemti idėjų, atsipalaiduoti ir pasijusti labai gerai. Organizuojantiems renginius tai irgi savotiškas iššūkis, nes priimti svečius visada malonu, nors kartais norisi, kad jų nebūtų.
Pabandysime pateikti 5 svarbiausius renginių organizavimo momentus, kuriais su mumis pasidalino daugybę metų įvairius renginius organizuojantys profesionalai.
Renginio atmosfera. Pirmiausiai reikia aiškiai nusprėsti, kokios atmosferos norite savo renginiui. Oficialios, dalykiškos ar jaunatviškos, humoristinės, lengvabūdiškos? Tai labai svarbu, nes taip galite nuspręsti ir apie daug kitų dalykų. Verslo renginių organizatoriai dažnai susiduria su iššūkiais sujungti oficialiąją dalį su „laisvaja programa“. Tai reiškia, kad viena renginio dalis bus su oficialiomis kalbomis, sveikinimais, diplomų įteikimais, įmonės rezultatų pristatymais, vadovų kalbomis ir kitais dalykais, kurie tiesiogiai susiję su įmonės veikla. „Laisvoji programa“ – muzika, žaidimai, šokiai, alkoholis ir paleistuvystės. Dėl paleistuvysčių, aišku, juokaujam… :) Renginio atmosfera nusako daug kitų elementų – apsirengimo kodą, renginio vietą, muzikinę programą, žaidimus ir net vedėjus.
Vedėjai. Organizuodami renginį susiduriate su viena iš svarbiausių dilemų – kur rasti profesionalų vedėją. Taupysite pinigus ir bandysite vesti patys? Užuojauta tam kolegai, nes jis patirs ne šventę, o milžinišką stresą. Be to jis rizikuoja sugadinti visą vakarėlį, nes įkaušę kolegos gali vedėjo nurodymų visiškai nebeklausyti, net jei jis – pats įmonės vadovas. Nerizikuokite, nusamdykite vedėją iš šalies. Nepažįstamas žmogus neturi jokių interesų tarp vakarėlio dalyvių, dėl to publiką valdo kur kas geriau ir laisviau.
Bendravimo zonos. Organizuodami renginį turite aiškiai numatyti renginio dalyvių ir svečių bendravimo zonas. Kur žmonės eis parūkyti? Kur jie pasislėps nuo dalyvavimo įvairiuose žaidimuose? Kur galės atsipūsti nuo per intensyvaus veiksmo. Jei viskas vienoje salėje – gali kilti bėdų, nes žmonės jausis nepatogiai. Dėl to reiktų rinktis tokias vietas, kur yra koridorių, sofų, nedidelių kabinetų ir atvirų, bet atskirų erdvių. Kolegos nori pailsėti, atsipalaiduoti, o ne tik atlikti prievolę – dalyvauti renginyje.
Transportas. Tiek atvykimas, tiek išvykimas yra labai svarbūs momentai. Jei renginio vieta – vidury miško prie laužo, reikia pasirūpinti tam tikru transportu. Taip pat transportu rūpintis reikia, jei viskas vyksta miesto centre. Atrodo tai tikrai ne organizatorių rūpestis, bet vis dėlto, atvykimas ir išvykimas gali nulemti renginio sėkmę. Jei pusė renginio dalyvių nuo 10 valandos vakaro galvoja tik apie tai, kaip teks grįžti namo, renginys gali patirti fiasko. Juk to nenorėtumėte?..
Lanksti muzikinė programa. Kai pranešate apie vyksiantį renginį, dažnas klausia „O kokia bus muzika?“. Atsakote, kad gros kažkoks didžėjus ir… renginio dalyvis prarastas. Prarastas, nes jam 40, jam patinka per radiją grojama muzika – lietuviška, rusiška, angliška, žodžiu, visokia. Labai svarbu iš karto suvokti, kas yra renginio dalyviai ir kokios muzikos jie pageidauja. Jei samdote muzikantus, jie turi būti pasiruošę kiek pakeisti savo repertuarą, nes kažkas gali užsimanyti ir kitokio stiliaus muzikos, nei jie groja. Renginio organizatorius turi reaguoti į dalyvių pageidavimus, tačiau nenuolaidžiauti.
Jei patys organizuojate renginį, turite aiškiai žinoti, kas kada vyksta. Stenkitės nepasikliauti tiksliais terminais, nes įvykus nenumatytiems atvejams sugrius visa jūsų programa ir turėsite improvizuoti. Čia ne visada sekasi labai sklandžiai, ypač, jei nesate patyrę.
Labai daug įmonių jau patys nebeorganizuoja renginių, nes tam yra profesionalams, kuriems renginių organizavimas yra ne tik malonumas, bet ir įprastinis darbas. Baldus pastatyti galite per 2 valandas dešimt kartų žiūrėdami į instrukcijas, mąstydami, tardamiesi su draugais ar šeimos nariais. Tuo tarpu profesionalus baldžius tą patį darbą atlieka lenvai per 10 minučių. Tas pats ir su renginių organizavimu. Profesionalai dirba efektyviau…