Efektyvesnis procesų valdymas: misija įmanoma

Paskelbė: KaunoZinios.lt redakcija Data: 2019-04-17 08:04

Spausdinti | Komentarai

Dėl to, kad procesų valdymas įmonėje turi būti savalaikis, atidus, dvejonių kyla retam kuriam vadovui. Vis dėlto pasiekti tikslą – visais procesais nuosekliai didinti augimą, užtikrinti našumą – ne visuomet paprasta, net jei įdiegiama speciali valdymo sistema. Vien priimti technologinį sprendimą negana: tam, kad išnaudotumėte visus sistemos privalumus, turime puikiai išmanyti, ko konkrečiai ir kaip siekiame. Pateikiame kelis specialistų patarimus, padėsiančius pasiruošti procesų valdymo sistemos diegimui ir užtikrinti kuo geresnius naudojimosi ja rezultatus.

Atsakingai įvertinkite situaciją

Kaip ir siekiant bet kurio kito tikslo, prieš tobulinant procesų valdymą reikėtų atidžiai išanalizuoti esamą situaciją ir poreikius. Visų pirma dėmesio reikia skirti įmonės veiklos specifikai: ar teikiate intelektines, sunkiai apčiuopiamas paslaugas (pavyzdžiui, konsultuojate būsimus verslininkus), ar gaminate fizines savybes turinčius produktus (pavyzdžiui, elektronikos detales)? Nuo to priklauso iššūkių, su kuriais paprastai tenka susidurti, pobūdis.

Tam, kad procesų valdymas būtų efektyvus nuo pat pradžių, taip pat reikia įvertinti ir dokumentų specifiką. Ypatingo dėmesio verti tie, kurie reglamentuoja, apibrėžia įmonės veiklą. Tai gali būti įvairios komercinės sutartys, pasiūlymai, paslaugų ar gaminių aprašai, gamybos protokolai ir panašiai. Išskirkite tuos dokumentus, kurie nuolat kuriami iš naujo arba pritaikomi kaip pavyzdžiai. Visa ši informacija būtina tam, kad būtų galima sukonkretinti esminius dokumentų apdorojimo etapus (kūrimą, koregavimą, tvirtinimą, persiuntimą ir pan.), procesų ilgį, eiliškumą, kuris vėliau bus automatizuojamas.

Įtakos galutiniam rezultatui turi ir pačios įmonės organizacinė struktūra. Kiek padalinių ir skyrių turite? Ar komunikacija tarp jų visų sklandi? Kokia jų tarpusavio atskaitomybė? Kaip pastebi specialistai, kuo sudėtingesnė ši struktūra ir kuo daugiau įvairių dokumentų turite, tuo geresni rezultatai pasiekiami įdiegus procesų valdymo sistemą.

Dar vienas dalykas, kuris svarbus siekiant sistemos efektyvumo – didieji įmonės tikslai. Automatizuotas procesų valdymas gali padėti siekti tikslų. Tam pritaikomos specifinės sistemos funkcijos, diegiami papildomi priedai. Be to, tikslai gali būti skaidomi į tam tikras užduotis, kurios taip pat valdomos naudojantis sistema.

Pasiruoškite pokyčiams tinkamai

Net pasirinkę diegti sistemą vos viename skyriuje ar padalinyje, nepalikite pokyčių likimo valiai. Tikėtina, kad darbuotojai jiems nebus pasirengę ir nenorės imtis naujovių, ypatingai, jei jie dirba jau senokai ir yra pripratę prie savo susikurtos tvarkos. Be to, neišvengiamai komandą reikės apmokyti naudotis sistema.

Vienas patikimiausių sprendimų – paskirti kelis įmonės komandos narius, kurie būtų atsakingi už pokyčių valdymą. Tai gali būti ir vadovaujamas pozicijas užimantys darbuotojai, ir žmogiškųjų išteklių komanda – svarbu, kad jie patys gerai suprastų pokyčių specifiką, užtikrintų aktyvią ir konstruktyvią vidinę komunikaciją.

Tam, kad procesų valdymas būtų efektyvus, galų gale apie planuojamą automatizavimą turi žinoti kiekvienas su tuo susijęs darbuotojas. Pasirūpinkite, kad būtų organizuojamos diskusijos, pristatymai – jų metu aptarkite esmines tokio sprendimo naudas tiek įmonei, tiek patiems darbuotojams. Taip pat dėmesio skirkite pokyčių etapams.

Įsitikinkite, kad už pokyčius atsakingi darbuotojai yra pasirengę atsakyti į specifinius su sistemos diegimu susijusius klausimus arba sklandžiai juos deleguoti sistemos atstovams. Tačiau to reikia ne vien prieš diegimą – abipusė komunikacija turi būti išlaikoma ir pačių pokyčių metu, ir jiems jau įvykus, vertinant, ar sistema pateisina lūkesčius, ar visos jos funkcijos išnaudojamos tinkamai.

Vienkartinio sprendimo, kuris it mostelėjus burtų lazdele išspręstų daugybę rūpesčių, nori daugelis. Vis dėlto realybė kitokia: norėdami, kad įmonės procesų valdymas būtų kuo efektyvesnis, turime ne tiesiog įdiegti sistemą, o maksimaliai pritaikyti ją prie savo poreikių, pasiruošti dėl to atsisakyti įpročių, senos tvarkos. Tuomet investicija tikrai atsipirks: tiek stabiliau, užtikrinčiau įgyvendinamais tikslais, tiek taupomu darbuotojų laiku, didesniu darbo našumu ir komandos pasitenkinimu darbu, tiek išaugusiomis pajamomis.

Užsakymo Nr. KMC190033

Ši informacija yra portalo KaunoZinios.lt nuosavybė. Ją galima platinti tik susitarus su portalo redakcija ir nurodžius aktyvią nuorodą į KaunoZinios.lt. Parašykite mums adresu info@kaunozinios.lt

 
traffix.lt