Efektyvus dokumentų valdymas apima jų gavimą, klasifikavimą, saugojimą ir perdavimą, tuo pačiu metu užtikrinant procesų supaprastinimą. Tai padeda visiems greitai ir lengvai rasti bei naudoti informaciją, siekiant pagerinti bendrą verslo našumą. Todėl daugelis įmonių vadovų renkasi integruoti šiam darbui skirtą programinę įrangą. Investicija į patikimą DVS (dokumentų valdymo sistemą) dažniausiai atsiperka per pirmuosius šešis mėnesius. Tuomet pastebimai sumažėja kanceliarinės išlaidos, optimizuojamas ir pagreitinamas darbas, sutaupomas darbuotojų laikas. Tačiau norint greitai pasiekti tokius rezultatus, vertėtų ir atitinkamai pasiruošti darbui su tokia įranga.
Identifikuokite programos reikalavimus atsižvelgdami į verslo tikslus
Yra daugybė dokumentų valdymo sistemų, atliekančių skirtingas funkcijas, turinčių privalumų ir trūkumų. Kiekviena verslo šaka pasižymi skirtingais poreikiais, todėl patartina deramai į juos atsižvelgti. Net ir paprastas darbo eigos supaprastinimas naudingas jūsų verslui.
Išanalizuokite rinkoje esančius įrangos variantus, įvertinkite, ką jie gali pasiūlyti būtent jums. Tai padaryti gali padėti keli klausimai:
-
Kaip įsivaizduojate savo verslą po 5 metų?
-
Ar planuojate investuoti ir plėtoti savo IT infrastruktūrą?
-
Koks jūsų prioritetas: lankstumas, skaidrumas, saugumas ar nuolatinė prieiga prie dokumentų?
Nors visi duomenys laikomi serveriuose, apsaugoti SSL šifravimu, jūsų infrastruktūra taip pat labai svarbi. DVS suteikia galimybę bet kurioje pasaulio vietoje pasiekti reikiamus dokumentus naudojant kompiuterį, mobilųjį telefoną ar kitą išmanųjį įrenginį, tereikia interneto ryšio. Įsitikinkite, kad yra galimybių pritaikyti šias parinktis, o pasirinkta programa padės laikytis iškeltų tikslų.
Paruoškite dokumentus organizuotam archyvavimui
Labai svarbus yra organizuotas failų paruošimas ir saugojimas. Su dideliais informacijos kiekiais dirbančios įmonės, jei nori daugiau efektyvumo ir saugumo, tiesiog privalo saugoti dokumentus skaitmenine forma, o šie turi būti sutvarkyti ir sužymėti taip, kad juos būtų galima atsekamai laikyti failų saugyklose. Taip užtikrinamas greitas ir lengvas duomenų gavimas. Įsivesdami DVS, atkreipkite dėmesį į dokumentų nuskaitymo funkciją.
Rekomenduojama iš anksto paruošti indeksavimo sistemą, kuri vėliau bus pritaikoma programinėje įrangoje. Sutaupyti laiką padeda organizavimas pagal žymas, parašus, datą, turinį, aprašą ir raktinius žodžius, nes rūšiavimas tik pagal pavadinimą ne visada yra efektyvus: jie gali pasimiršti. Toks archyvavimas ypač pravartus verslams, užsiimantiems:
-
civiline inžinerija,
-
architektūra,
-
IT,
-
duomenų tvarkymu,
-
teisiniais reikalais.
Toks rūšiavimas palengvina duomenų kėlimo procesą į dokumentų valdymo sistemas ir tolimesnį darbą su skaitmeniniais failais (korekcijas, tvirtinimą ir pan.).
Atrinkite ypač jautrius duomenis saugojimui
DVS itin pravarčios, nes jomis vienu metu suderinami keli aspektai: darbo eigos supaprastinimas, skaidrumas ir privatumas. Iš šių trijų aspektų pirmenybė teikiama dokumentų saugai. Jei jūsų verslas susijęs su privačių failų tvarkymu, programinė įranga turi turėti stiprias apsaugines funkcijas bei saugyklos parinktis. Tai reiškia, kad asmeniniai, privatūs duomenys ženklinami kaip tokie, prie jų ribojama prieiga. Autentifikavimas, slaptažodžiai ir limituotas dalijimasis leidžia efektyviai juos kontroliuoti.
Rekomenduojama sudaryti atitinkamų darbuotojų sąrašus, asmenis grupuoti pagal informacijos prieigos lygį. Dokumentų valdymo sistemose galima tai itin lengvai pritaikyti, nustatyti apribojimus ir sekti tai, kas, kada prisijungė, peržiūrėjo ir modifikavo svarbius failus. Taip pat pravartu atskirti dokumentus pagal jų pobūdį: skirtus verslui, administracinius, oficialius patvirtinimus, su privačiais duomenimis, ir juos saugoti atskiruose archyvuose, be to, atitinkamai riboti prieigą.
Pagerinkite darbo eigą
Tinkama DVS įranga padeda palaikyti dokumentų tvarkymo procesą, integruoti failus į verslo procesus ir įgalinti efektyvų bendradarbiavimą perduodant informaciją. Tačiau norint tą pasiekti, kartu reikia optimizuoti ir visą darbo eigą. Tam patariama pasiruošti ne tik žymėti ir skaitmeninti dokumentus, bet ir supažindinti darbuotojus su kitais procesų pakitimais. Rekomenduojama pristatyti programinę įrangą, kaip veikia automatizavimas, paruošti bendravimui skirtus kanalus ir aktyviai komunikuoti su darbuotojais.
Darbo procesų optimizavimas turi keletą privalumų:
-
pagerintas efektyvumas,
-
darbuotojų laiko sutaupymas,
-
sklandesnis vidinis komunikavimas,
-
terminų laikymasis,
-
skaidrumo didinimas,
-
privatumo bei saugos pagerinimas.
Pasiruošimas įvesti DVS naudingas visos įmonės mastu, nes šiuo tikslu tobulinant darbo eigą, sisteminant dokumentus skatinami teigiami organizaciniai pokyčiai. Sustiprinta disciplina, įgalinta šio proceso metu, padeda apibrėžti vaidmenis ir taisykles įmonėje. Kitas didelis pokytis – efektyvaus bendravimo užtikrinimas. Toks pusiau skaitmeninis, pusiau realus komandinis darbas visuose skyriuose padidina vienybės jausmą ir darbą, siekiant bendrų verslo tikslų.
Užsakymo Nr. KMC200033
