Ar jūsų įmonės buhalterinė apskaita pakankamai tiksli, kad išvengtumėte klaidų, kurios gali sukelti audito problemų? Buhalterinės apskaitos klaidos gali turėti rimtų pasekmių – nuo neteisingų finansinių ataskaitų iki baudų ar net teisinės atsakomybės. Rankinė apskaita, nepaisant gerų ketinimų ir dėmesingumo, yra itin rizikinga klaidų požiūriu. Šioje situacijoje buhalterinės apskaitos programos tampa nepakeičiamos įrankiu, kuris padeda išvengti daugelio galimų problemų, ypač audito metu.
Automatizacija – raktas į mažesnę klaidų tikimybę
Viena iš didžiausių rankinės apskaitos problemų – tai žmogiškųjų klaidų rizika. Kiekvieną kartą įvedant duomenis rankiniu būdu, atsiranda galimybė neteisingai įrašyti skaičius, praleisti informaciją arba netyčia sumaišyti dokumentus. Buhalterinės apskaitos programos eliminuoja šias rizikas, nes jos veikia automatizuotai, pašalinant rankinio įvedimo poreikį. Tai ypač svarbu, kai reikia apdoroti didelius duomenų kiekius.
Automatizuotos apskaitos sistemos gali automatiškai suderinti sąskaitas, patikrinti įrašų tikslumą ir net pateikti įspėjimus, jei kažkas neatitinka numatytų normų. Tokiu būdu sumažėja klaidų tikimybė, o visa informacija tampa nuoseklesnė ir patikimesnė. Be to, kai įmonės finansiniai procesai yra automatizuoti, buhalteriams lieka daugiau laiko koncentruotis į analitinį darbą, užtikrinant strateginius sprendimus, užuot taisius technines klaidas.
ERP sistema – visapusiška finansų kontrolė
Buhalterinės apskaitos programų nauda ypač sustiprėja, kai jos integruojamos su ERP (Enterprise Resource Planning) sistemomis. ERP sistemos apima ne tik buhalterinę apskaitą, bet ir kitus svarbiausius verslo procesus – nuo tiekimo grandinės iki pardavimų, sandėlio valdymo ir žmogiškųjų išteklių. Tai leidžia ne tik stebėti finansinius duomenis realiuoju laiku, bet ir analizuoti jų sąsajas su kitais verslo procesais.
Kai buhalterinės apskaitos programa yra sujungta su ERP sistema, visi duomenys tampa pasiekiami vienoje platformoje. Tai reiškia, kad bet kuris finansinis įrašas gali būti patikrintas, susietas su konkrečiu sandoriu ir lengvai randamas. Tai suteikia galimybę turėti pilną, momentinę įžvalgą apie įmonės finansinę būklę, todėl audito metu buhalteriai gali greitai ir tiksliai pateikti visus reikiamus dokumentus. Be to, tokia sistema užtikrina, kad visi įmonės procesai būtų gerai koordinuoti, o apskaitos klaidos – minimalios.
Audito duomenų paruošimas – nebe vargas
Viena iš dažniausiai pasitaikančių problemų audito metu – tai sunkumai, susiję su duomenų rinkimu ir pateikimu auditoriams. Rankinis duomenų rinkimas užtrunka daug laiko ir padidina klaidų tikimybę, nes reikia tiksliai surinkti daugybę dokumentų, sąskaitų, ataskaitų ir kitų įrašų. Buhalterinės apskaitos programa užtikrina, kad visi duomenys būtų tvarkingai laikomi vienoje vietoje, parengti pagal reikiamus standartus ir lengvai pasiekiami vos keliais pelės paspaudimais.
Be to, kai apskaitos programa yra integruota su ERP sistema, audito duomenys tampa dar lengviau valdomi. ERP sistema leidžia visus įmonės procesus stebėti realiu laiku, o tai reiškia, kad auditoriai gali lengvai pasiekti visus reikiamus duomenis ir patikrinti kiekvieną finansinį įrašą be papildomų kliūčių. Tokiu būdu ne tik sutrumpėja audito laikas, bet ir sumažėja su auditu susijusios išlaidos, nes visi procesai vyksta sklandžiau ir efektyviau.
Automatinės ataskaitos – mažiau streso buhalteriams
Dar vienas buhalterinės apskaitos programos privalumas yra automatinės ataskaitos, kurios sumažina rankinio darbo poreikį. Buhalteriams nebereikia gaišti laiko rengiant kasmėnesines, ketvirtines ar metines finansines ataskaitas – programa gali tai padaryti automatiškai. Tai leidžia ne tik sutaupyti laiko, bet ir užtikrina, kad ataskaitos būtų parengtos pagal visus reikalavimus ir be klaidų.
Audito metu tokios automatinės ataskaitos tampa itin naudingos. Auditoriai gali greitai peržiūrėti visus reikalingus finansinius duomenis, žinodami, kad jie buvo sugeneruoti tiksliai ir pagal galiojančius apskaitos standartus. Toks procesas sumažina audito riziką ir garantuoja, kad visi reikalingi dokumentai bus pateikti laiku ir tinkamai.
ERP sistemos ir skaidrumas – auditoriaus svajonė
Skaidrumas yra vienas iš svarbiausių aspektų, kai kalbama apie apskaitą ir audito procesą. ERP sistema suteikia galimybę stebėti ne tik finansinius duomenis, bet ir kiekvieno verslo proceso rezultatus. Tai reiškia, kad galima lengvai patikrinti, kaip atskiros operacijos susijusios su apskaitos įrašais ir kokiu būdu buvo atlikti finansiniai sprendimai. Ši išsami sistema užtikrina skaidrumą kiekviename žingsnyje, kas labai palengvina auditorių darbą.
ERP sistemos leidžia ne tik matyti dabartinius duomenis, bet ir analizuoti jų istoriją. Tai reiškia, kad bet kuriuo metu galima peržiūrėti ankstesnius finansinius įrašus, palyginti juos su dabartiniais duomenimis ir matyti tendencijas bei pokyčius. Tokia skaidri ir nuosekli informacijos pateikimo sistema mažina klaidų tikimybę ir užtikrina, kad audito procesas vyktų sklandžiai bei efektyviai.
Buhalterinės apskaitos programa ir ERP sistema kartu suteikia galimybę ne tik valdyti finansus, bet ir užtikrinti visišką procesų skaidrumą bei duomenų tikslumą. Toks sprendimas padeda išvengti klaidų, kurios dažnai pasitaiko rankinio apskaitos proceso metu, ir užtikrina, kad audito metu visi reikiami dokumentai būtų pateikti lengvai ir be streso.
Partnerio turinys
