Buhalterija – ne pagalbinė funkcija, o verslo nervų sistema. Nuo jos priklauso, ar laiku pamatysite pelningumo problemą, ar pavyks sklandžiai praeiti auditą, ar investuotojas pasitikės jūsų finansine atskaitomybe. Todėl buhalterinės apskaitos paslaugos teikėjo pasirinkimas – strateginis, o ne vien kainos klausimas.
Rinkoje gausu bendrų sąrašų su patarimais „patikrinkite patirtį, atsiliepimus, kainą“. Šie kriterijai svarbūs, tačiau jų neužtenka, kai verslas dirba su sudėtingesnėmis apskaitos sistemomis, planuoja augimą, jungimąsi ar pardavimą, arba yra tarptautinės grupės dalis. Žemiau – praktiškesnis kriterijų sąrašas, paremtas tuo, su kuo realiai susiduria vidutinio ir didesnio verslo finansų vadovai, rinkdamiesi apskaitos partnerį.
1. Patirtis su jūsų verslo dydžiu ir sudėtingumu, ne tik metų skaičius
Ilgametė veiklos istorija savaime nieko negarantuoja. Svarbiau – ar įmonė turi patirties dirbant su panašaus dydžio ir sudėtingumo verslais kaip jūsų: ar dirbo su tarptautinių audito bendrovių tikrinamais klientais, ar susidūrė su apleistos apskaitos „susitvarkymu“ po ankstesnio paslaugų teikėjo. Paprašykite konkrečių pavyzdžių, o ne bendrų frazių apie „daugiametę patirtį“.
2. Komandos struktūra ir specializacija pagal sritis
Vienas universalus buhalteris retai gali vienodai gerai išmanyti darbo užmokesčio apskaičiavimą, personalo dokumentų administravimą, PVM ir pelno mokesčio niuansus bei finansų valdymo ataskaitas. Patikimoje įmonėje šios sritys dažniausiai patikėtos atskiriems specialistams, kurie nuolat gilinasi būtent į savo sritį – nes Lietuvos apskaitos ir mokesčių teisė keičiasi nuolat, ir vienam žmogui neįmanoma vienodai gerai sekti visko.
3. Kokias apskaitos sistemas ir technologijas naudoja
Tai vienas svarbiausių, bet dažnai praleidžiamų kriterijų. Paklauskite, su kokiomis sistemomis įmonė dirba: ar tai tarptautinio lygio ERP sprendimai, tokie kaip Microsoft Dynamics 365 Business Central (Navision), ar vietinei rinkai pritaikytos sistemos, ir ar galima dirbti tiek jūsų, tiek paslaugų teikėjo sistemoje.
4. Duomenų apdorojimo ir konvertavimo galimybės
Augantis verslas dažnai susiduria su didelėmis duomenų apimtimis: keliais tūkstančiais sąskaitų per mėnesį, skirtingų sistemų duomenimis po susijungimo, istoriniais duomenimis, kuriuos reikia perkelti į naują platformą. Paklauskite, ar įmonė turi realią patirtį ir įrankius tokiems projektams, ar tik standartinei mėnesinei apskaitai.
5. Dalyvavimas audito procesuose
Jei jūsų įmonę audituoja arba ateityje audituos tarptautinė audito bendrovė (pvz., ruošiantis investuotojo ar pirkėjo patikrai), svarbu, kad buhalterinės paslaugos teikėjas jau turėtų patirties bendraujant su auditoriais – žinotų, kokių įrodymų ir formato jie reikalauja, gebėtų operatyviai pateikti informaciją ir pagrįsti finansinių ataskaitų sudarymo teisingumą. Tai reikšmingai sutrumpina audito trukmę ir sumažina jūsų komandos įsitraukimo poreikį.
6. Paslaugų kompleksiškumas ir gebėjimas augti kartu su jumis
Verslui augant paprastai neužtenka vien bazinės apskaitos. Vertėtų iš anksto įvertinti, ar paslaugų teikėjas gali papildomai pasiūlyti darbo užmokesčio apskaitą, personalo dokumentų administravimą, finansų direktoriaus (CFO) paslaugą, konsultacijas įsigijimų ar verslo pardavimo klausimais. Partneris, galintis palydėti jus per kelis brandos etapus, atperka save – nereikia kas kelerius metus ieškoti naujo tiekėjo ir iš naujo „mokyti“ jį jūsų verslo specifikos.
7. Kainodaros skaidrumas ir sutarties sąlygos
Žema mėnesio kaina dažnai slepia papildomus mokesčius už „neplanuotus“ darbus, ataskaitas ar konsultacijas. Prieš pasirašant sutartį, išsiaiškinkite: kas tiksliai įeina į mėnesinį mokestį, kaip skaičiuojami papildomi darbai, kokie yra sutarties nutraukimo terminai ir sąlygos, kaip vyksta duomenų perdavimas pasibaigus bendradarbiavimui. Skaidri kainodara – vienas paprasčiausių būdų atskirti profesionalų partnerį nuo tokio, kuris tiesiog konkuruoja kaina.
8. Duomenų saugumas ir konfidencialumas
Finansiniai duomenys – vieni jautriausių įmonės turimų duomenų. Paklauskite, kaip užtikrinamas duomenų saugumas debesijos sprendimuose, kas turi prieigą prie jūsų informacijos ir kaip laikomasi BDAR reikalavimų. Jei paslaugų teikėjas negali aiškiai atsakyti į šiuos klausimus, tai – rimtas įspėjamasis ženklas.
Įspėjamieji ženklai, į kuriuos verta atkreipti dėmesį
- Neaiškūs ar vengiami atsakymai apie draudimą ir atsakomybę.
- Kaina reikšmingai žemesnė už rinkos vidurkį be aiškaus paaiškinimo, kodėl.
- Vienas žmogus atsakingas už visas sritis – nuo darbo užmokesčio iki mokesčių konsultacijų.
- Sutartyje nenurodyti terminai, atsakomybės ar duomenų perdavimo tvarka.
Išvada
Patikimos buhalterinės apskaitos įmonės pasirinkimas – ne vienkartinis sprendimas, o ilgalaikė partnerystė, kuri tiesiogiai veikia jūsų verslo sprendimų kokybę. Verta rinktis partnerį, kuris ne tik suveda skaičius, bet supranta jūsų verslo modelį, dirba su patikimomis technologijomis ir gali augti kartu su jumis.
„BPO House“ buhalterinės apskaitos, darbo užmokesčio ir personalo administravimo paslaugas teikia naudodama Microsoft Dynamics 365 Business Central (Navision), turi patirties dirbant su tarptautinių audito bendrovių tikrinamais klientais ir gali pasiūlyti kompleksinius sprendimus – nuo apleistos apskaitos sutvarkymo iki konsultacijų verslo įsigijimų klausimais. Susisiekite su BPO House komanda ir aptarkite, kaip apskaita gali tapti jūsų verslo augimo partneriu, o ne administracine našta.
Partnerio turinys
